lunes, 28 de septiembre de 2015

Tablas Dinámicas de Excel

Aunque este post se vea muy completo faltan cosas, es solo la base que utilizo en mis clases para explicar como crear y utilizar correctamente las tablas dinámicas de excel en el mundo de la empresa.

Hay muchos videotutoriales gratuitos en youtube donde se puede ver el proceso para crear y utilizar una tabla dinámica de excel
Pero no siempre tenemos tiempo de ver un vídeo, así que aquí van una lista de tips para que puedas lanzarte directamente a experimentar con la opción de tablas dinámicas de tu versión de excel sabiendo los detalles que has de tener en cuenta para que salga bien a la primera. No será como si me tuvieras ahí dándote una clase pero te va a ahorrar mucho tiempo.
Si luego te quedan dudas o quieres saber más contacta consultas@irenegh.es Tel.669656065

Estas instrucciones también te pueden servir si utilizas open office, libre office o un software similar, es de descarga gratuita y con una compatibilidad total con excel

TIPS

- Los cuadros de diálogo que te guían paso a paso están en el menú:
 Datos - Tablas dinámicas - Insertar
O bien en Insertar - tabla dinámica - marcar todos

- La tabla o rango donde están los datos que excel tomará como base para la tabla dinámica se selecciona entera, incluyendo los títulos (rótulos) de las columnas y/o filas con solo situarse en una de las casillas, pero te interesa más seleccionar manualmente todo el rango del que quieras que se tomen los datos

- Si el ratón está sobre la tabla dinámica, en diseño se pueden escoger distintas formas de ver la información en cuanto a agrupar o extenderse en más  o menos columnas


Con tanto vídeotutorial gratuito en lugar de crear uno propio voy a ponerte algunos enlaces aquí. En ellos podrás ver que los pasos concretos varían ligeramente dependiendo de la versión de excel y de si entramos por el icono de la cinta de opciones o por los menús.
Tablas dinámicas en excel 2007
Si no tienes tiempo de ver el vídeo, esta foto te aclara bastante como escoger correctamente las opciones en el botón "Diseño" para organizar correctamente la tabla y te puede dar una idea de la utilidad de una tabla dinámica

Videotutorial Tablas dinámicas en excel 2007
Este empieza a verlo en 1:10 (Todo el primer minuto es un tanto aburrido, te dice para que puedes utilizar la tabla dinámica del ejemplo, que tipo de totales puede darte la tabla dinámica que usa como base esos datos)


Videotutoriales de Tablas Dinámicas Excel 2010
12 minutos. Ejercicio prácticos, distintas fórmulas, no solo suma totales, también promedios, sueldo máximo....
Ver desde el min 2:40 al min 12

Explica muy claramente la diferencia entre:
Etiqueta de fila: la tabla dinámica muestra subtotales por el campo escogido como etiqueta de fila (puedes poner tantos como quieras, cada uno lo colocará en una columna)
Filtro de informe: min 10:57 es el filtro principal, la tabla dinámica solo mostrará el subtotal del dato escogido. Ej: si ponemos el campo almacén como filtro y escogemos ver Madrid, la tabla dinámica solo mostrará los datos del almacén Madrid
Y hace un buen uso del campo Valores del cuadro de ayuda para configurar tablas dinámicas que aparece a la derecha de la pantalla cuando estás creándolas
Valores: cada vez que añadimos ahí un campo del "lista de campos de tabla dinámica" estamos añadiendo otra columna a la tabla dinámica, completándola y podemos incluso cambiarle el título/rótulo 

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El siguiente vídeo, poníendolo en el minuto 2:07 vemos que coloca la columna "Fecha" como rótulo de fila de la lista de datos que toma como base para elaborar la tabla dinámica. 
De ese modo, en el minuto 3:00 nos puede mostrar como agrupar los datos por meses.
Minuto 5:16 muestra como hacer un gráfico dinámico. La única pega es que tiene algo de ruido de fondo 



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En el siguiente vídeo de 10 minutos. Bien, se ve, explicación sencilla y útil aunque algo lenta, mucho de diseño. Ver desde minuto el Minuto 7:14 muestra como crear  cuadros con botones donde escoger el filtrado


Con el ratón en cualquier celda de la tabla dinámica ya creada vamos a Opciones - insertar segmentación de datos --> los que marquemos serán los filtros, se pueden marcar todos y En el minuto 7:14 muestra como crear cuadros con botones donde escoger el filtrado, una vez escogido uno de los botones que acabamos de crear la tabla dinámica muestra los datos solo de esa opción. 
Para que vuelva a mostrar los totales el propio cuadro de botones arriba a la derecha tiene un icono de un embudo "borrar filtro"
NO VA Opción a descargar el archivo en pdf del videotutorial en la web de forma gratuita al suscribirse pero el manual no aparece por ninguna parte, está enfocada a que se compren sus cursos.
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Hay detalles cruciales para que las tablas dinámicas funcionen y sean realmente útiles y fiables en la realidad de  una empresa que no te cuentan ni en los videotutoriales de youtube ni en los manuales de excel en papel o en pdf. Por eso es buena idea que conciertes aunque sea una clase online o presencial. 
Usualmente, al coger algunas partes de estos vídeos como base, los voy parando para explicar en cada momento la parte que no te cuentan porque los ha hecho una persona que solo se dedica a dar clase y que conoce muy bien el programa excel, pero no se dedica a hacer el trabajo real de crear y utilizar estas hojas como herramientas en departamentos contables de organizaciones.
Yo vengo de ese mundo, así que conmigo vas a saber donde surgen los problemas y como solucionarlos, lo que nunca te contaron de excel.  Son detalles que determinarán si la tabla dinámica te va a dar la información que necesitas correctamente. Cosas tipo incluir el año en un campo fecha, como evitar que el informe tenga un sesgo en sus resultados por no incluir la información nueva que añadas en un futuro a la tabla origen... es muy fuerte que el modo de solucionar esto no lo incluyan los videotutoriales porque como cometas ese fallo en una empresa real te vas a meter en un lío

Lo dicho, concierta una clase y lo aclaramos consultas@irenegh.es Tel. 669656065 (También whatssap)

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