domingo, 27 de diciembre de 2015

Pasos para cumplir con la LOPD en una pequeña empresa

Hola,
Para implementar la LOPD* en una pequeña empresa, o si eres autónomo, en este post tienes los pasos que debes seguir, incluyendo los enlaces a los archivos necesarios en cada paso.
De una forma muy sencilla, sin tener que gastarte un dineral en hacer un curso o contratar a una empresa especializada, y sin pasar horas perdido por la web oficial de la agencia de protección de datos, que ahí está todo, y ahí te iré mandando, pero claro, hay que saber encontrarlo.
Además te diré donde pueden surgir los problemas y como solucionarlos.


Paso 1: Vamos al grano, descargar y cumplimentar los ficheros nota

Tendrás que repetir el proceso con el mismo archivo 2 veces:
 -Clientes y Proveedores 
- Nominas



Escogemos: 
- Titularidad Privada 
- Con Certificado (utilizaremos el mismo certificado de firma electrónica FNMT clase2 que usamos al presentar las declaraciones en la sede electrónica de hacienda)
- También podemos escoger Sin Certificado, en cuyo caso al acabar se imprime una copia en pdf y se manda por correo postal a:
Agencia Española de Protección de Datos
c. Jorge Juan, 6

28001 - Madrid

Es habitual que si trabajas desde wifis públicas o compartidas llegados a este punto no te muestre la página.
La solución es irte a la wifi privada de casa o la oficina.

Aquí tienes la guía rápida con las instrucciones:
- funcionará mejor con internet explorer porque
-necesitas tener java instalado y actualizado. si tienes windows 7 es relativamente sencillo usando el enlace que te he puesto en la palabra java y siguiendo las instrucciones. Pero si tienes windows 8 es algo más complejo. Visita mi post al respecto y buena suerte.

Cuando por fin estés en el formulario autorrellenable del fichero NOTA, simplemente va apareciendo conforme le vas marcando las cruces adecuadas. Escoge:
- Alta
- Tipo
- Y ya lo que quieras hacer: Clientes y/o proveedores - Nóminas - Recursos Humanos ....

y ya está, el fichero NOTA lo trae casi todo predefinido, y es suficiente con ir marcando cruces o escogiendo valores de la lista que nos presenta

Más de una vez ocurre que en algún punto del proceso se produzca un error informático, si has tenido la precaución de copiar y guardar el número largo que identifica tu notificación puedes utilizar la opción Reanudar para no tener que volver a empezar desde el principio.

También nos queda el recurso de contactar vía mail con la AEPD en incidenciasNOTA@agpd.es

Si después de leer estas instrucciones prefieres ahorrar más tiempo todavía haciéndolo bien a la primera, con concertar una sola clase de dos horas conmigo, online o presencial, lo dejamos solucionado, pide cita en consultas@irenegh.es o por Tel/whatssap. 669656065

Una Vez cumplimentado entero, lo firmas y lo envías por internet.
Devuelve un código, un mensaje de que está correctamente tramitado
y después de repetir la operación para todos los ficheros de obligada cumplimentación, ya solo te queda el....

Paso 1: Descargar y cumplimentar el documento de seguridad
Puedo enviarte por mail el modelo al concertar tu clase conmigo en consultas@irenegh.es

Este procedimiento que acabamos de describir es la versión más simle para cumplir con la LOPD.
Está recomendado para el caso de empresas y autónomos muy sencillos, donde el grueso de los datos lo maneja un solo ordenador al que accede una sola persona, o poco más.
Las cosas se van complicando cuando hay distintos equipos, manejados por distintas personas con distintos niveles de seguridad en distintos lugares.
Este post No pretende para nada sustituir implementaciones de la LOPD más complejas


Por último, decir que la LOPD es de obligado cumplimiento para todas las empresas y profesionales, y el responsable debe cumplir una serie de obligaciones

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Se atienden consultas por mail consultas@irenegh.es, Tel. y whatssap 669656065

*ley orgánica de protección de datos 

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